Расширение сети торговых точек — основной способ захвата рынка. Такой экстенсивный тип развития позволяет эффективно одерживать победы на “гладиаторской арене” ритейла. Но любое расширение требует определенной доли автоматизации. В противном случае можно проиграть в гонке за долю на рынке из-за проблем, возникающих в процессе открытия новых точек. В этой статье мы рассмотрим возможные подходы к документообороту и постановке задач.

1. Документооборот

Проблема документооборота — это то, что максимально сильно тормозит бизнес-процессы компаний. Причем чем больше размер компания и чем быстрее происходит ее развитие, тем фатальней данная проблема становится. Есть несколько способов управления корпоративным документооборотом.

Древний способ

Худший вариант документооборота — это его фактическое отсутствие. Сотрудники запрашивают нужные им данные или документы друг у друга, путешествуя из кабинета в кабинет или ведя переговоры по телефону. Несмотря на очевидную отсталость подобного подхода, в 2019 он всё еще существует и очень “эффективно” тратит время персонала впустую. Если такая ситуация происходит и в вашем бизнесе, то, чем больше будет открываться магазинов, тем вернее вы будете приближаться к пучине хаоса и беспорядка в данных. Что в итоге нанесет серьезный ущерб бизнесу, ибо он станет менее управляемым.

Способ — на костылях прогресса

Некоторые компании практикуют обмен документами через почту или мессенджеры. Такой подход может быть эффективным, если одновременно открывается небольшое количество точек, когда документов и задач немного и их легко найти. Но как только количество торговых точек переваливает за 5, сотрудники начинают играть в новую игру “найди иголку в стоге сена”. И это еще хорошо, если иголка вообще есть. Ведь несмотря на то, что в почтовых клиентах и мессенджерах есть поиск, документы обычно называют очень странным образом вроде Док_о_пост_обор.docx. Поэтому их невозможно найти среди сотен сообщений.

Современный способ — файловое хранилище

Следующим по эффективности идет серверное или облачное файловое хранилище наподобие Google Drive, Dropbox или Яндекс Диск. Документы наконец-то хранятся в одном месте и не теряются, найти файлы становится проще, так как большинство сервисов поддерживают контекстный поиск по содержимому, а создание папок позволяет отделить документы одного проекта от другого. Все это здорово. Но проблема быстрого доступа к файлам так и осталась нерешенной. Выполняя очередную задачу, сотруднику приходится открывать хранилище, искать проект, затем нужный документ и снова тратить на это драгоценное время, уповая на то, что актуальная версия документа не была сохранена в хранилище под новым именем, о котором знает только создатель документа.

Лучший вариант — умный документооборот ReTrack

Самым эффективным является такой способ документооборота, при котором сотрудникам не нужно блуждать по просторам личных кабинетов или рыться в хранилище файлов компании.

Основываясь на нашей основной цели — максимальном сокращение человеческих усилий, мы спроектировали сервис таким образом, что он позволяет настроить автоматическую передачу нужных документов между задачами. Загруженные документы будут передаваться от задачи к задаче, самостоятельно находя ответственных исполнителей. Задачи будут ставиться с актуальными версиями файлов без необходимости их поиска.

2. Постановка и отработка задач

При любом бизнес-процессе сотрудники выполняют ряд определенных задач, которые чаще всего на них ставят менеджеры верхнего уровня. Так и в процессе открытия новых торговых точек, нужен определенный “сценарий” открытия, которой может варьироваться в зависимости от того, какой магазин открывается. Собственный или по франшизе, одного формата или другого. Как же это происходит сейчас?

Microsoft excel

Не эффективная и устаревшая классика российского рынка “автоматизации”. Excel таблицы с процессами запуска новых торговых точек — верный способ недополучения нужной информации и сдвигов сроков.

Общий доступ к единому файлу со статусами по каждой задаче, где сотрудники могут раскрасить ячейку в зеленый цвет, тем самым показывая выполнение задачи. Вот только нет никакой информации о самой задаче: её длительности, ответственном лице, необходимых документах и так далее. Ну и, конечно, можно забыть об оповещениях и удобном пользовательском интерфейсе.

Классические менеджеры задач

Намного лучше дела обстоят при использовании профильных сервисов, например, Trello, Bitrix24 или Адванта. В них можно создавать задачи, доски, добавлять дополнительную информацию. Но есть множество проблем, которые сводят к нулю пользу их функционала при развитии сети. Главная проблема в таких сервисах — нет возможности создания узкоспециализированного сценария открытия торговой точки. Менеджерам приходится создавать заново каждую новую задачу или группу задач, добавлять к ней сотрудников, настраивать передачу данных. Если учесть, что в проекте открытия магазина в среднем от 70 до 150 задач, то очевидно, что на все вышеперечисленное уходит приличное количество времени. К этому добавляется человеческий фактор — некоторые задачи остаются недобавленными или без назначенных исполнителей. Помимо прочего, большинство отечественных разработчиков используют устаревшие технологии и подходы, ибо большие и “универсальные” проекты сложно поддерживать и развивать.

Наш вариант — ReTrack

Наш сервис, ReTrack, предоставляет максимальную автоматизацию и минимальное вложение человеческих усилий. В нем сценарий открытия (или реконструкции) торговой точки создается один раз. Затем за пару кликов активируются все задачи проекта. Сценариев может быть несколько, например, свой магазин или открытие по франшизе. Воспроизводить такие сценарии можно сколько угодно. При этом, тонко настраивается последовательность задач, документы, которые будут перемещаться от задачи к задаче, исполнителей и так далее. Так же существует автоматический сбор и анализ данных. Он помогает найти “узкие места” процесса открытия магазина в каждой отдельной компании. А умная система оповещений снижает количество просрочек и отклонений от планов.

3. Data science & Machine learning

Технологии анализа данных и машинного обучения становятся все эффективнее с каждым днем. Нейросети уже умеют распознавать и классифицировать объекты на изображениях лучше человека (Image Net), писать фейковые новости, неотличимые от настоящих (GPT-2 OpenAI) и предсказывать загруженность магазинов лучше любых аналитиков. Технологии в ритейле очень популярны. Однако, на отечественном рынке очень мало специалистов и команд, использующих потенциал машинного обучения в полной мере.

Наша команда разрабатывает собственные продукты в сфере машинного обучения: компьютерное зрение, системы предсказаний, большие данные. Эти наработки мы используем в ReTrack для автоматического поиска наиболее оптимальных способов открытия торговых точек, распределения нагрузки и предсказания наиболее вероятных дат открытия. Эти же разработки позволяют нам бесплатно проводить бизнес-анализ существующих процессов открытия компании, находить ошибки, циклические зависимости между задачами, неоптимальные параллелизации задач.

Заключение

В современном мире ритейла в гонке за покупателя выиграет тот, кто быстрее всего и за наименьшие деньги будет способен масштабировать свою сеть. Наш продукт отвечает обоим этим запросам. Если вы хотите максимально быстро и с минимальными вложениями расширять вашу сеть, то наш сервис — то, что вам нужно. Попробуете бесплатно и решите сами.