В нашу компанию обратился Клиент — сеть продуктовых гипермаркетов по вопросу оптимизации HR службы.
Проблема была озвучена так: после первичного собеседования значительная часть информации по кандидатам терялась и не доходила как в магазины к управляющим для собеседования, так и в отдел кадров для окончательного трудоустройства при положительном решении обеих сторон.
Что мы сделали после аудита процесса работы с кандидатами? – Описали процедуру и автоматизировали цепочку приема кандидата следующим образом:
После первичного собеседования и положительного решения менеджер отдела персонала создает в программе карточку кандидата с указанием всей необходимой информации:
- ФИО, контактные данные кандидата (тел, почта, должность)
- Магазин куда направлен кандидат.
После создания карточки автоматически управляющему магазином ставится задача: провести интервью с кандидатом, в которой включены данные из его карточки, в том числе и контакты для прямой связи с кандидатом. По необходимости управляющий связывается с кандидатом.
Далее Управляющий берет задачу в работу, то есть проводит собеседование. После проведения интервью в магазине управляющий в любом случае закрывает задачу и указывает результат: отрицательный или положительный, с указанием причины.
Задача попадает на приемку в Отдел кадров. Специалист отдела кадров, принимая задачу с отрицательным результатом, закрывает ее как выполненную. Карточка кандидата блокируется (удаляется). При приемке задачи с положительным результатом создается новая задача специалисту по трудоустройству на подготовку к трудоустройству кандидата.
В задаче специалист по трудоустройству выполняет несколько действий:
- предлагает Кандидату скачать приложение, где он может заранее увидеть список необходимых документов, которые ему необходимо подготовить для трудоустройства, адрес отдела кадров и прочую необходимую информацию.
- Назначает дату оформления на работу. Результатом выполнения этой задачи должно быть подтверждение от кандидата, что программа установлена и дата проставлена.
При приемке этой задачи по триггеру создается каскад новых задач по процессу трудоустройства: оформить документы, провести инструктаж, ознакомить новичка с должностными инструкциями, назначить дату выхода на работу в магазин с оповещением кандидата и управляющего магазином.
На этом работа специалиста отдела кадров не завершается.
Со дня выхода на работу и до его полной адаптации за новичком закрепляется Специалист отдела кадров. Специалист при помощи триггеров выставляет задачи новичку, которые помогают ему адаптироваться на новом рабочем месте. Вместе с задачами новичку присылаются различные учебные материалы и тестовые задания. Новичок выполняет эти задачи, заполняет отчеты в них и отправляет на проверку Специалисту отдела кадров, который его сопровождает.
После выполнения всех адаптационных мероприятий, специалист отдела кадров ставит отметку в карточке новичка о завершении и все заинтересованные лица: Директор Отдела кадров, управляющий магазином и новичок получают уведомление о завершении процесса адаптации (либо испытательного срока), в карточке новичка ставится метка о закрытии.
Все специалисты отдела кадров в системе имеют доступ к карточкам своих кандидатов и при выставлении задач по триггерам могут выбирать из списка своих кандидатов.
Использование автоматизированной системы позволило “ в моменте” видеть “путь кандидата” и не терять с ним связь. Информация до нужных специалистов поступала мгновенно. Сократилась бумажная работа и перенос информации из системы в систему. Специалисты своевременно получали напоминания и уведомления о последующих действиях.
После запуска и внедрения пилотного проекта по автоматизации процесса трудоустройства получили след. результаты:
- доходимость кандидатов после первого звонка менеджером отдела персонала до отдела кадров увеличилась на 20%
- текучесть потенциального персонала сократилась на 10%
- эффективность работы HR отдела увеличилась на 20%
Какой функционал включает в себя система:
- Постановка поочередных задач.
- Постановка внеплановых задач с комментариями.
- Текстовые и Фотоотчеты.
- Возможность возвращать в работу задачи при отклонениях.
- Возможность постановки задач удаленно для любого специалиста.
- Система уведомлений
Как это работает:
Каждый магазин является подконтрольным подразделением одного из специалистов отдела кадров.
Специалист отдела кадров после первичного собеседования создает в системе профиль кандидата, привязывает кандидата к магазину, в которое тот направляется на собеседование с Управляющим. В качестве должности выбирается Кандидат.
Через мобильное приложение, установленное на смартфоне или через WEB-сервис Специалист отдела кадров ставит задачу Управляющему на собеседование, фиксируя в задаче дату выполнения и контакты кандидата.
Управляющему в приложение, установленное на смартфоне приходит уведомление о предстоящем собеседовании. В уведомлении передаются контакты кандидата, должность и время собеседования.
В назначенный срок задача «Собеседование с кандидатом» автоматически ставится Управляющему. После собеседования Управляющий магазином прикладывает к задаче отчет: принят или не принят кандидат и ставит метку о выполнении задачи.
Специалист отдела кадров в этот же момент получает оповещение, что поступила задача на приемку. Специалист переходит в мобильном приложении в раздел задач на приемку и видит результат собеседования в отчете от Управляющего. Его дальнейшие действия: принять задачу, если кандидат утвержден и удалить задачу, если кандидат не утвержден. Если кандидат не утвержден Специалист в карточке кандидата должен закрыть карточку кандидата: поставить метку не работает.
Если кандидат утвержден, и задача принята, то после приемки автоматически ставится задача Специалисту ОК, который непосредственно занимается трудоустройством, на его смартфон приходит уведомление и задача на оформление документов кандидата. В задаче указаны контактные данные кандидата и должность.
Специалист по трудоустройству связывается с кандидатом, отправляет ему инструкцию по установке приложения на смартфон.
После выполнения действий по инструкции у кандидата в системе появляется первая задача: Трудоустройство. В задаче указан полный перечень необходимых документов для трудоустройства, адрес отдела кадров, куда необходимо принести пакет документов и дата встречи.
После того, как кандидат принесет в нужное время свой пакет документов, Специалист ОК помогает кандидату закрыть его задачу на его смартфоне и прописывает дату выхода на работу в отчете задачи. Сам Специалист ОК после приемки пакета документов кандидата закрывает на своем смартфоне задачу Трудоустройство с отчетом, в котором указана дата оформления кандидата. Управляющий магазина получает уведомление о дате выхода нового сотрудника
Обе задачи попадают в список задач на приемку в Отдел кадров. При приемке задачи кандидата по триггеру создается последовательно каскад новых задач Специалисту ОК магазина или Наставнику по процессу трудоустройства: оформить документы, провести инструктаж, ознакомить новичка с должностными инструкциями. Наставник — любой специалист магазина, который будет назначен и выбран из списка сотрудников магазина.
Специалист ОК или Наставник со смартфона в период адаптации ставят по триггеру задачи кандидату с различными заданиями, которые помогут освоиться на новом месте. Для удобства список триггеров заранее сформирован в логическом порядке. Но при необходимости задачи кандидату можно повторять или выставлять в другом порядке.
После выполнения всех тестовых задач, когда принято решение, что кандидат готов к самостоятельной работе, Сотрудник ОК в профиле кандидата устанавливает должность кандидату, на которую тот принят. С этого момента процесс трудоустройства и адаптации завершен и его фамилия удаляется из списка подконтрольных кандидатов. Карточка кандидата никуда из системы не удаляется.
Существует один нюанс в системе трудоустройства: некоторые задачи растянуты по времени.
Но для таких случаев предусмотрен механизм отказа от задачи. При отказе от задачи сотрудник пишет причину отказа, и задача попадает в отдельный список отложенных задач. Когда нужно, сотрудник снова может вернуть эту задачу в работу. При этом контролирующий человек или директор ОК имеет доступ к просмотру отложенных задач и всегда может проверить, по какой причине задача не выполняется. Также Директор ОК видит все задачи специалистов и кандидатов, видит результаты их выполнения.
